Є думка, що для ефективної роботи важлива якість та швидкість її виконання. Частково це так. Не менш важливою є продумана організація робочого простору в офісі. Для таких цілей використовуються підставки для паперів, папки, а також офісні меблі та спеціальні лотки. Вони використовуються для зберігання необхідних документів, зокрема архіву та паперів. Щоб речі в офісі були впорядкованими, важливо правильно організувати їхнє зберігання. Як це зробити, ми розповімо у цій статті.
Позбутися непотрібних речей
Для початку слід позбутися непотрібних речей, які можуть бути в робочому столі, тумбах та шафі. Викинути слід усе, що роками не використовується, застаріло і не приносить користі. Це можуть бути старі коробки для паперів, непридатна для експлуатації канцелярія (зламані ручки, олівці, несправні ножиці), вже не актуальні документи. Щодо останнього краще уточнити у начальства, яке може ухвалити рішення здати старі, але потрібні документи до архіву.
Після такого чищення ви приємно здивуєтеся, скільки залишиться місця для зберігання документів у папках та офісних меблях. Щоб надалі не накопичувалися непотрібні речі, потрібно раз на кілька місяців робити генеральне прибирання робочого столу, тумбочок, полиць та інших меблів. Щоб було простіше викидати непотрібні речі, поставте поруч відро для сміття.
Знайти місце для офісних дрібниць
Для зберігання потрібних дрібниць (скріпки, ручки, олівці, гумка, стікери) передбачені спеціальні органайзери і кошики. Їх варіації потрібно вибирати в залежності від виду та кількості офісних дрібниць. Для тих, хто не любить зберігати канцелярію на виду, можна підібрати варіанти, що підходять для ящиків та тумб — рішення для обстановки в стилі мінімалізм. Альтернативний варіант — знайти зручне місце на столі.
Документи і папки: організуємо правильне зберігання
Головне джерело бардаку на столі — папери. Щоб впорядкувати їх, бажано завести папки або лотки для потрібних файлів. Це хороша альтернатива зношеним коробкам. В одних з них можна зберігати документацію, яка в роботі, в інших — документи, що очікують на обробку, а в третіх — для архіву.
Щоб швидше знаходити потрібний документ, папки доцільно підписувати залежно від їхньої групи та призначення. Лотки (папки) за підписом “Різне” робити небажано. З великою ймовірністю в них буде накопичуватися мотлох. Не треба документам лежати без діла. Їх слід сортувати за призначенням.
Особливості папок
Для архіву можна використовувати картонні папки на зав’язках. На них зазвичай є місця для підпису. У стандартний картонний виріб можна помістити близько 50 аркушів. Також вони підходять для зберігання документації у невеликій кількості.
Папки-реєстратори практичні для ведення поточної документації, розміщеної у файлах. Вони не займають багато місця і дозволяють при пошуку потрібних файлів перегортати їх як книгу.
Папки на гумках — практичне рішення для поїздок з діловою документацією, а вироби з притиском — чудовий вибір для виступів та презентацій.
Корисні поради з організації зберігання документів
Можна сортувати папки за темами і категоріями, за алфавітом, роками або використовувати кілька варіантів. Зробіть запас папок, щоб їх закінчення не застало вас зненацька. Важливі та свіжі документи зберігайте у зоні найближчого доступу. Зробіть копії важливих паперів для зберігання їх на комп’ютері. Не зберігайте те, що більше не потрібно.
